Laatst appte een klant me: "Kun je een nieuw mailadres voor ons aanmaken, facturen@? Hij moet ook binnenkomen op mijn laptop." Een klein klusje, zou je denken. En dat was het ook. Maar toen ik keek, zag ik meteen iets anders: zijn mailbox zat bijna vol. Nog even en er was helemaal geen mail meer binnengekomen.
Diezelfde middag was alles klaar. Het nieuwe adres, op zijn laptop, en een mailbox met ruimte genoeg. Hieronder leg ik uit hoe zoiets werkt, en waar je op moet letten.
Waarom een apart mailadres handig is
Veel ondernemers doen alles vanuit één adres. Dat werkt, tot het druk wordt. Een paar losse adressen maken het een stuk overzichtelijker:
- facturen@ voor alles wat met betalen te maken heeft. Handig voor je boekhouder, en je vindt alles meteen terug.
- info@ voor algemene vragen. Dit adres zet je op je website.
- jouw naam@ voor persoonlijk contact met klanten.
Het ziet er ook professioneler uit dan een Gmail- of Hotmail-adres. Een klant ziet meteen dat hij met een echt bedrijf te maken heeft.
Eigen mailbox of doorsturen?
Dit is een keuze die veel mensen niet weten dat ze hebben:
- Een eigen mailbox. Het adres heeft zijn eigen inbox en wachtwoord. Handig als iemand anders, zoals je boekhouder, het moet kunnen lezen.
- Doorsturen. Mail naar facturen@ komt gewoon binnen in je eigen inbox. Kost vaak niets extra, en je hoeft niet op twee plekken te kijken.
Voor de meeste kleine bedrijven is doorsturen genoeg. Werk je met meer mensen, dan is een eigen mailbox vaak beter.
Op je laptop én je telefoon
Het aanmaken zelf is meestal in een paar minuten gebeurd. Het meeste werk zit in het goed instellen op je apparaten, zodat je mail overal binnenkomt en je ook vanaf het juiste adres verstuurt. Dat doe ik op afstand: je stuurt een linkje, ik kijk mee op je scherm, en jij ziet precies wat ik doe.
Let op je mailbox
Een volle mailbox merk je vaak pas als het te laat is. Er komt dan geen mail meer binnen, en de afzender krijgt een foutmelding. Zonde, zeker als het een klant of een factuur is. Bij de meeste aanbieders kun je voor een paar euro per maand flink meer ruimte krijgen. Of je ruimt oude mail met grote bijlagen op.
Veilig blijven
Elk extra adres is ook een extra deur. Zorg voor een sterk, uniek wachtwoord, en zet tweestapsverificatie aan als je aanbieder dat kan. Dan heeft iemand die je wachtwoord weet, nog steeds niets aan zonder je telefoon.
Wat kost het?
Bij mij betaal je € 99 per uur, afgerekend per kwartier. Een adres aanmaken is meestal een kwestie van minuten. Op je laptop en telefoon zetten kost vaak rond een uurtje, afhankelijk van hoeveel apparaten het zijn. Je hoort vooraf wat ik verwacht.
Heb je zelf zo'n klusje liggen? App het gewoon even. Vaak is het nog dezelfde dag geregeld.
Veelgestelde vragen
Kost een extra mailadres geld?
Dat hangt af van je aanbieder. Doorsturen is vaak gratis. Een eigen mailbox kost bij sommige aanbieders een paar euro per maand per adres.
Kan ik mijn bestaande mail meenemen naar een nieuwe aanbieder?
Ja. Je oude mail, contacten en agenda kunnen mee. Dat plan ik zo dat je geen mail mist tijdens de overstap.
Moet je daarvoor bij mij langskomen?
Nee, bijna alles doe ik op afstand. Je stuurt een linkje, ik kijk mee op je scherm, en jij kunt altijd zien wat ik doe.
Werkt het ook op mijn iPhone of Android?
Ja. Ik zet het op al je apparaten, zodat je overal je mail binnenkrijgt en vanaf het juiste adres verstuurt.